Primeiro, lembre-se de que um software DCIM deve estar a serviço da organização e não o contrário, ou seja, deve ser extremamente flexível para coletar não apenas informações como ponto centralizado de armazenamento, mas também adaptar-se às condições de trabalho de cada empresa, seja pela tipologia da infraestrutura, bem como pela diversidade de sistemas de informação que a empresa utiliza, e não menos importante, ser capaz de alinhar-se com os departamentos da organização.
Ponto 1: Em última análise, deve ser uma ferramenta flexível e útil para todos os departamentos, para que todos vejam o valor que ela adiciona às suas operações diárias.
Isso significa que a implementação deve ser guiada por um processo de estudo das operações do cliente para adaptar esse novo sistema de trabalho..
É importante entender que a instalação de um software é relativamente simples, mas esse tipo de projeto não visa apenas o uso de um novo software; trata-se de instalar uma nova metodologia operacional baseada no planejamento e na proatividade. Para isso, é preciso compreender as operações e ajudar a ajustá-las para que o trabalho seja controlado e previsto como uma fase anterior à execução das operações diárias no Data Center.
Esse processo deve ser realizado por parceiros tecnológicos com experiência suficiente para entender o mercado, as áreas de trabalho, as plataformas de software em uso e a relação entre cada um durante o trabalho.
Ponto 2: A colaboração com um parceiro tecnológico com experiência em diferentes verticais de empresas, com experiência na integração de diversos sistemas de informação e no alinhamento dos processos de trabalho, permitirá planejar o projeto, antecipando todos os pontos que precisam ser enfrentados para o sucesso do projeto.
Um bom parceiro tecnológico não pensa apenas na implantação de um software, mas sim no processo de coleta de informações, na estratégia de implementação, nos problemas que podem ser previstos, no processo de transferência tecnológica mais adequado e nas operações e necessidades subsequentes que surgem com a adoção da tecnologia. Em resumo, um bom parceiro tecnológico assume o projeto como se fosse seu, enfrentando a execução como se fosse para si mesmo. Se você encontrar um parceiro assim, não o deixe escapar.
Porque um projeto DCiM tenta centralizar a informação unindo os mundos de TI e Facilities, organizando os processos de trabalho e fornecendo as informações e KPIs necessários para um planejamento adequado do trabalho.
Portanto, um DCiM deve reunir muitas informações de áreas muito diversas de maneira muito aberta, por isso entender a diferença entre um DCiM e uma plataforma de software que cobre alguma parte da operação é vital.
Ponto 3: É necessário saber que a implementação de um sistema de trabalho baseado em DCIM deve ser abrangente, portanto, a ferramenta escolhida deve gerenciar desde a camada de TI, as facilities, a capacidade de integrar processos MAC do dia a dia, uma gestão de manutenção e uma ampla capacidade de integração com outros sistemas, além de uma capacidade flexível de apresentação de informações por meio de relatórios padrão ou facilidade na formatação dos mesmos.
Quando esses três pontos estão claros e a execução de um projeto desse tipo foi iniciada, é necessário alinhar as expectativas.
Durante as fases de venda, são realizadas múltiplas reuniões, muitas informações são coletadas em Excel, Word, notas, etc. Toda essa informação ao longo de muitas semanas e meses faz com que cada pessoa possa ter uma ideia preconcebida sobre os resultados esperados.
Portanto, idealmente, no início do projeto, é necessário realizar uma ou várias reuniões com todas as áreas envolvidas, juntamente com o parceiro tecnológico, para esclarecer o escopo contratado e adaptar a linguagem de cada departamento ao que deveria esperar do projeto. Cada área deve compartilhar suas expectativas e, com ambas as perspectivas, chegar a um consenso final. No caso do software, esse alinhamento é mais complexo, mas é vital para que toda a equipe se sinta envolvida e receba o que está esperando..
Ponto 4: L A gestão das expectativas é vital para o sucesso do projeto e a satisfação. Deve-se criar esse espaço de debate e consenso para que todos recebam o que esperavam dentro do escopo do projeto, gerenciando as expectativas por meio de acordos, personalizações ou metodologias de trabalho que alcancem as expectativas dentro do escopo contratado..
Uma vez que as expectativas e objetivos estão devidamente alinhados e esclarecidos, há uma fase de coleta de dados que é muito importante para o projeto..
As informações que serão usadas para a implementação do sistema DCIM e suas integrações ou inter-relações com outros sistemas e departamentos são a base para que tudo funcione.
O resumo é muito simples: se usarmos para qualquer atividade um programa de computador que tenha informações com uma confiabilidade baixa quanto aos dados armazenados, os trabalhos não serão eficazes em muitos casos e haverá retrabalhos.
Se isso ocorrer com frequência, os operadores deixarão de confiar no software e voltarão à atividade e à documentação manual.
No entanto, quando um trabalho que, a princípio, levaria dias, o software consegue resolvê-lo em pouco tempo, o resultado é que os técnicos aumentam a confiança no sistema de trabalho e procurarão manter o software adequadamente atualizado, seguindo os processos projetados, pois conhecem o potencial que ele oferece em suas atividades..
Ponto 5 Ter fontes de informação confiáveis é vital para que a implementação do sistema funcione corretamente. É necessário procurar e validar as informações para encontrar erros, lacunas ou outros problemas que possam ser transferidos para o novo método de trabalho. Além disso, é possível adicionar informações consideradas úteis que, por algum motivo, não eram documentadas anteriormente. Enriquecer a ferramenta sempre resulta em melhorias no trabalho para um ou mais departamentos.
O processo de busca de informações, avaliação e retrabalho na busca ou levantamento de novos dados são os alicerces da casa que se pretende construir.
Uma base sólida evitará que tenhamos que voltar atrás em busca de esclarecimentos no meio do trabalho.
Para isso, estabelecer um bom órgão de governo do projeto é muito útil. Definir pelo menos um líder ou interlocutor interno por parte do cliente, juntamente com as pessoas que ele designa, bem como a equipe de trabalho fornecida pelo parceiro tecnológico, também com um líder de projeto e a equipe técnica, é crucial para o avanço adequado do projeto.
Ponto 6: Estabelecer um órgão de governo, com uma lista de participantes por parte do cliente e do parceiro tecnológico, que, em reuniões semanais ou quinzenais, avaliam o progresso do projeto, os problemas e reenquadramentos do mesmo, ajustam o planejamento e os esforços da equipe, é muito útil para alcançar o sucesso do projeto.
Quando o projeto está em andamento, é importante que a equipe técnica do cliente adote o projeto. Muitas vezes, os projetos são contratados por algum responsável regional ou pela direção, e a equipe envolvida pode não ter participado de nada na fase de contratação.
Nesses casos, a implementação requer uma fase prévia de envolvimento da equipe. Uma maneira interessante, além de mostrar novamente as capacidades do sistema, consiste na transferência de valor o mais rápido possível.
Ponto 7: Entregar valor o mais rápido possível, fazendo entregas parciais ou compartilhando avanços que mostrem parte do valor que serão recebidos, é vital para que a equipe envolvida continue motivada no projeto e alcance o sucesso.
Quando o projeto está na fase de conclusão, é hora de compartilhar o conhecimento para que possam começar a operar o sistema implantado.
É necessária uma formação normalmente adaptada, pois são projetos muito específicos que são personalizados, portanto, a formação também deve ser adaptada..
Ponto 8: A transferência ordenada e planejada do conhecimento, no momento adequado durante a fase final de implementação, é a forma mais adequada de começar a transferir a operação para o cliente, enquanto os últimos detalhes ainda estão sendo ajustados. Esse sobreposição geralmente gera tranquilidade no cliente porque ainda está na fase de implementação e pode solicitar treinamento adicional, esclarecimentos, etc.
Em projetos de software, o produto entregue não é tangível, portanto, quem recebe o "projeto" realmente não tem uma maneira de ver se está de acordo com o escopo contratado, a menos que tudo seja documentado o máximo possível do trabalho executado.
Punto 9: O As Built é a evidência documental mais clara que o cliente pode receber como algo tangível que permite validar o escopo contratado. Além disso, é um documento muito bom para consulta, a fim de verificar e estudar o projeto executado para o pessoal que ingressa na empresa ou por qualquer outro motivo.
Quando o projeto foi finalizado e entregue, aparentemente terminamos o trabalho de implementação de um projeto de gestão. No entanto, para o cliente, começou um caminho complicado de adaptação e ajuste de processos e metodologia de trabalho, em que surgirão dúvidas, problemas e será necessário tempo para enfrentar a situação..
Ponto 10: O acompanhamento após a entrega do projeto é muito importante para que os primeiros passos sejam seguros, a equipe tenha confiança e possa extrair valor do projeto. Portanto, manter alguma reunião esporádica para esclarecer dúvidas ou reforçar algum aspecto de uso sempre será apreciado e apoiará claramente o sucesso do projeto e a satisfação do cliente.o.
Na medida do possível, seguir este guia estabelecerá as bases para o sucesso de um projeto DCiM, pelo menos é o que tem funcionado para a equipe da Bjumper ao longo de todos esses anos. E se adicionarmos um pouco de carinho e muita energia, o sucesso está garantido.
