Documentar. Esa palabra que provoca miradas al suelo, silencios incómodos y un “luego lo apunto” que nunca llega. En cualquier Data Center del mundo, el personal que lo gestiona, sabe que la documentación es importante… pero nadie quiere pasar tiempo con él.
Y aun así, es la base de la continuidad operativa. Sin una buena documentación, un Data Center funciona como un cerebro sin memoria a largo plazo: improvisa, repite errores, se pierde en sus propios pasillos, literalmente, y obliga a los equipos a trabajar más de la cuenta.
Pero aquí viene la buena noticia: la documentación ya no tiene por qué ser un castigo. Hoy podemos hacer que se genere sola a partir de flujos de trabajo estructurados y la herramienta de DCiM.
El problema no es documentar… es detenerse a hacerlo
Quien ha gestionado un Data Center sabe que documentar no falla por mala intención. Falla porque:
- El técnico sale del pasillo y ya está pensando en la siguiente tarea.
- El Excel que “todos” usan lleva tres versiones diferentes.
- Lo urgente siempre gana a lo importante.
- Y la memoria humana… bueno, es humana.
En un entorno donde las operaciones se miden en minutos y la carga de trabajo nunca afloja, documentar es esa tarea silenciosa que siempre se pospone. Hasta que, claro, llega una auditoría o aparece un incidente y todos se preguntan, ¿Quién movió esto?, ¿Dónde está el registro de ese cambio?, ¿Por qué la documentación dice una cosa, pero el rack muestra otra?
En ese punto, ya nadie duda de que documentar es esencial. La cuestión es cómo hacerlo sin depender de la voluntad, el tiempo o la memoria de las personas.
La auto-documentación que ocurre mientras trabajas
La auto-documentación ocurre cuando los flujos de trabajo están tan bien diseñados que la información se captura automáticamente mientras el equipo hace su trabajo natural. Nada extra, nada adicional, nada “cuando tenga un rato”. Veamos algunas situaciones típicas:
- Movimientos de equipos
Un servidor pasa del rack A al rack B. El técnico ejecuta el flujo de trabajo correspondiente y, al confirmar el cambio, el DCiM actualiza automáticamente: La ubicación, potencia asignada, conexiones y trazabilidad del movimiento. - Cambios en una PDU
El flujo de trabajo de, cambio en la distribución eléctrica, exige ciertos campos obligatorios. Cuando se completa, la documentación del rack y la potencia disponible se ajustan sola. - Cierres de tareas con requisitos mínimos
Nada de, lo dejo aquí anotado y luego lo detallo, el sistema no deja cerrar la tarea si no se incluyen ciertas evidencias básicas. Resultado: una documentación más homogénea, sin depender de estilos personales.
La clave está en la integración entre el workflow y el DCiM, que actúan juntos como una sola fuente de verdad, uno regula cómo trabajar, y el otro actualiza qué ha cambiado.
¿Qué tiene que ver esto con una mejor operación?
Prácticamente todo. No vamos a centrar el artículo en los errores humanos (aunque todos sabemos que la documentación ayuda a reducirlos). Vamos a centrarnos en algo más grande: la operación fluye mejor.
- Menos tiempo buscando información.
- Menos dependencias entre personas.
- Menos retrabajo.
- Menos sustos en auditorías.
- Mejor continuidad operativa.
Un dato general de la industria dice que hasta el 70% del tiempo de un técnico se puede ir en tareas administrativas o búsquedas de información. Reducir ese porcentaje, aunque sea un 20% ya cambia radicalmente el día a día.
Cuando la auto-documentación te salva la vida en una auditoría
Las auditorías no deberían vivirse como ese examen sorpresa, pero lo son… cuando la documentación va, por un lado, y la operación por otro.
Con auto-documentación:
- Los cambios quedan trazados automáticamente.
- Cada movimiento tiene un histórico.
- Cada tarea tiene un responsable claro.
- La información está actualizada en tiempo real.
Y lo mejor, no hay que preparar documentación para la auditoría, porque ya estaba hecha.
La alianza perfecta entre flujos de trabajo y DCiM
No hace falta explicar qué es un DCiM, en este blog encontraras muchas referencias, pero sí conviene recordar algo, cuando el DCiM y los flujos de trabajo están integrados, el Data Center deja de depender de documentos manuales y empieza a depender de datos vivos.
Los workflows obligan a trabajar de forma ordenada. El DCiM refleja automáticamente la realidad y la documentación deja de ser un archivo muerto para convertirse en un reflejo fiel de lo que ocurre en la infraestructura.
Checklist para empezar con la auto-documentación
- Elige 1 o 2 procesos críticos para empezar, por ejemplo: altas/bajas de servidores.
- Define campos obligatorios que no se puedan saltar.
- Asegúrate de que el flujo está conectado al DCiM para actualizar la información sin pasos manuales.
- Revisa al mes cuánto retrabajo se ha reducido.
- Extiende el método al resto de procesos.
La documentación no es un castigo, tampoco un trámite, es una forma de proteger el trabajo que ya se hizo y de asegurar que mañana podamos tomar decisiones con datos, no con intuiciones.
La auto-documentación no solo libera tiempo a los equipos, libera energía mental. Permite que las personas se concentren en resolver problemas reales, no en rellenar casillas.
Y algo más importante, nos acerca al modelo operativo del Data Center del futuro, uno que se mantiene vivo, trazable y actualizado sin exigir más trabajo a quienes lo operan.
Porque documentar no debería ser una batalla diaria. Debería ser natural. Y hoy, por fin, puede serlo.