10 Claves para lograr el éxito de un proyecto DCiM

Lo primero recordar que un software DCiM debe estar al servicio de la organización y no al revés, es decir, debe ser sumamente flexible para recoger no solo la información como punto centralizado de almacenaje de información, sino que debe adaptarse a las condiciones de trabajo de cada empresa, bien sea por la tipología infraestructura, así como la diversidad de sistemas informáticos que utiliza la compañía, y no menos importante, capaz de alinearse con los departamentos de la organización

Punto 1: En definitiva, debe ser una herramienta flexible y útil a todos los departamentos, de ese modo, todos verán el valor que les aporta en su operativa diaria.

Esto significa que la implementación debe ir guiada por un proceso de estudio de la operativa del cliente para poder adaptar este nuevo sistema de trabajo.

Es importante entender que la instalación de un software es sencilla relativamente, pero este tipo de proyectos no tienen como finalidad el uso de un nuevo software, se trata de instalar una nueva metodología de operación basada en la planificación y proactividad. Para ello hay que entender la operativa y ayudar a ajustarla para que el trabajo pase a un plano de control y previsión como fase previa a la ejecución de la operativa diaria en el Data Center.

Este proceso debería estar realizo por socios tecnológicos con la suficiente experiencia para poder entender el mercado, las áreas de trabajo, las plataformas software en uso y la relación entre cada uno durante el trabajo.

Punto 2: La colaboración con un socio tecnológico con experiencia en diferentes verticales de empresas, con experiencia en la integración de diversos sistemas informáticos y en el alineamiento de los procesos de trabajo permitirán planificar el proyecto detectando con anterioridad todos los puntos que deben ser afrontados para el éxito del proyecto.

Un bueno socio tecnológico no piensa en la implantación de un software, sino en el proceso de recopilación de la información, en la estrategia de implementación, en los problemas que se pueden atisbar con anterioridad, en el proceso de transferencia tecnológica más adecuado y en la posterior operación y necesidades que surgen con la adopción de la tecnología. En definitiva, un buen socio tecnológico hace suyo el proyecto afrontando la ejecución como si para él mismo fuera. Si encuentras un compañero de viaje así no lo dejes escapar.

Porque un proyecto DCiM intenta centralizar la información aunando los mundos IT y de Facilities, ordenando los procesos de trabajo, y entregando la información y KPIs necesarios para una correcta planificación del trabajo.

Por lo tanto, un DCiM debe aglutinar mucha información de áreas muy diversas de forma muy abierta, por lo que entender la diferencia entre un DCiM y una plataforma software que cubre alguna parte de la operación es vital.

Punto 3: Es necesario saber que la implantación de un sistema de trabajo basado en DCIM debe ser integral, por lo cual, la herramienta elegida debe gestionen desde la capa TI, las facilities, la capacidad de integrar procesos MAC del día a día, una gestión de los mantenimientos y una amplia capacidad de integración con otros sistemas, y una flexible capacidad de presentación de información mediante los informes estándar o facilidad en el preformateo de los mismos.

Cuando tenemos claros estos tres puntos y se ha lanzado la ejecución de un proyecto de este tipo, hay que alinear las expectativas.

Durante las fases de la venta, se hacen múltiples reuniones, se recopila mucha información en Excel, Word, notas, etc. Toda esa información a lo largo de muchas semanas y meses, lo que hace que cada persona pueda tener una idea preconcebida con respecto a los resultados esperados.

Por tal motivo, lo ideal es al principio del proyecto generar una o varias reuniones con todas las áreas involucradas junto con el socio tecnológico para aclarar el alcance contratado y adaptar al lenguaje de cada departamento lo que debería esperar del proyecto. Cada área deberá compartir sus expectativas y con ambos puntos de vista llegar a un consenso final. En el caso del software es más complejo este alineamiento, pero es vital para que todo el equipo de trabajo se sienta partícipe y reciba lo que está esperando.

Punto 4: La gestión de las expectativas es vital para el éxito del proyecto y la satisfacción. Se deberá generar ese espacio de debate y consenso para que todos reciban lo esperado conforme al alcance del proyecto, gestionando las expectativas mediante acuerdos, personalizaciones o metodología de trabajo que logre las expectativas dentro del alcance contratado.

Una vez que las expectativas y objetivos están debidamente alineados y aclarados hay una fase de toma de datos que es muy importante para el proyecto.

La información que se utilizará para la implantación del sistema DCIM y sus integraciones o interrelaciones con otros sistemas y departamentos, es la base para que todo funcione.

El resumen es muy sencillo, si utilizamos para cualquier actividad un programa informático que tiene una información con una fiabilidad baja en cuanto a los datos almacenados, los trabajos no serán eficaces en muchos casos y aparecerán reprocesos.

Si esto ocurre habitualmente, los operarios dejarán de confiar en el software y volverán a la actividad y documentación manual.

Sin embargo, cuando un trabajo que a priori llevaría días, el software es capaz de resolverlo en poco tiempo, el resultado es que los técnicos aumentan su confianza en el sistema de trabajo y procurarán mantener el software debidamente actualizado siguiendo los procesos diseñados, ya que conocen del potencial que aporta en su actividad.

Punto 5: Disponer de unas fuentes de información fiables es vital para que la implantación del sistema funcione correctamente. Hay que buscar la información y validarla para encontrar errores, carencias u otros problemas que se puedan trasladar al nuevo método de trabajo. Adicionalmente, se puede añadir información que se considera útil y que por algún motivo no se documentaba con anterioridad. Enriquecer la herramienta siempre retorna en la mejora de del trabajo para uno o más departamentos.

El proceso de búsqueda de la información, la evaluación y reprocesos de búsqueda o relevamiento de nuevos datos son los cimientos de la casa que se quiere construir.

Una base sólida hará que evitemos tener que volver hacia atrás a buscar aclaraciones en mitad del trabajo.

Para ello, establecer un buen órgano de gobierno del proyecto es muy útil. Definir al menos un líder o interlocutor interno por parte del cliente, junto con las personas que éste designe, así como el equipo de trabajo aportado por el socio tecnológico, también con un líder de proyecto y el equipo técnico, es crucial para el correcto avance del proyecto.

Punto 6: Establecer un órgano de gobierno, con un listado de participantes por parte del cliente y del socio tecnológico, que, en reuniones semanales o quincenales, evalúan el avance del proyecto, los problemas y reenfoques del mismo, ajustan la planificación y esfuerzos del equipo, es muy útil para lograr el éxito del proyecto.

Cuando el proyecto está en marcha, es importante que el equipo técnico por parte del cliente haga suyo el proyecto. En muchas ocasiones, los proyectos son contratados por algún responsable regional o por la dirección, y el equipo involucrado puede no haber participado en nada de la fase de contratación.

En estos casos, el trabajo de implantación requiere de una fase previa que es involucrar al equipo. Una forma interesante, además de mostrar de nuevo las capacidades del sistema, consiste en el traslado de valor lo antes posible.

Punto 7: Entrega de valor lo antes posible, haciendo entregas parciales o compartiendo avances que muestre parte del valor que van a recibir es vital para que el personal involucrado siga motivado en el proyecto para que se logre el éxito.

Cuando el proyecto está en la fase de finalización, es el momento de compartir el conocimiento para que puedan empezar a manejar el sistema implantado.

Se requiere una formación normalmente adaptada, porque son proyectos muy específicos que se personalizan, por lo cual, la formación debe estar adaptada también.

Punto 8: La transferencia del conocimiento de forma ordenada y planificada, en el momento adecuado durante la fase final de implantación, es la forma más adecuada de empezar a trasladar la operativa al cliente, mientras aún se están puliendo los últimos detalles. Este solapamiento suele generar una tranquilidad en el cliente porque aún estás en la fase de implantación y pueden solicitar formación adicional, aclaraciones, etc.

En los proyectos de software el producto entregado no es tangible, por lo cual, el que recibe el “proyecto” realmente no tiene una forma de ver si está acorde al alcance contratado salvo que se documente todo lo posible del trabajo ejecutado.

Punto 9: El As Built, es la evidencia documental más clara que el cliente puede recibir como algo tangible que le permite validar el alcance contratado. Adicionalmente, es un documento muy bueno de consulta para comprobar y estudiar el proyecto ejecutado para personal que se incorpore a la compañía o cualquier otro motivo.

Cuando ya se ha finalizado y entregado el proyecto, aparentemente hemos finalizado el trabajo de implantación de un proyecto de gestión. Sin embargo, para el cliente ha empezado un camino complicado de adaptación y ajuste de procesos y metodología de trabajo, en el que le surgirán dudas, problemas y necesitará tener tiempo para afrontar la situación.

Punto 10: El seguimiento tras la entrega del proyecto es muy importante para que los primeros pasos sean seguros, el equipo tenga confianza y puedan extraer el valor al proyecto. Por eso, mantener alguna reunión esporádica para limar alguna duda, o reforzar algún aspecto del uso, siempre será de agradecer y apoyará claramente el éxito del proyecto y la satisfacción del cliente.

En la medida de lo posible, seguir esta guía sentará las bases del éxito de un proyecto DCiM, al menos es lo que al equipo de Bjumper le ha venido funcionando en todos estos años.  Y si además si le ponemos un poco de cariño y un mucho de energía, el éxito está garantizado.

                                                                

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